Οδηγίες για τη δημιουργία και έκδοση του πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών παρέχει μέσω εγκυκλίου που απέστειλε σε όλους του Δήμους τη χώρας, το υπουργείο Εσωτερικών.
Ειδικότερα:
Σε συνέχεια της υπ’ αριθμ. 73/2020 Εγκυκλίου με θέμα «Πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών», παρέχονται νεότερες οδηγίες σχετικές με τη δημιουργία και έκδοση του πιστοποιητικού
εγγυτέρων συγγενών.
ΑΜΚΑ Συζύγου / συμβιούντα και τέκνων
Ο αριθμός μητρώου κοινωνικής ασφάλισης (ΑΜΚΑ) του κληρονομούμενου, του/της συζύγου/συμβιούντα, των τέκνων, καθώς και του αιτούντα, εφόσον αυτός αποτελεί συγγενικό πρόσωπο του θανόντα, καθίσταται απαραίτητο και υποχρεωτικά στοιχείο για την έκδοση του πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών, δεδομένου ότι αποτελεί βασικό στοιχείο ταυτοποίησης για
την κάλυψη των αναγκών των Φορέων του Ελληνικού Δημοσίου, μέσω της διαλειτουργικότητας του Μητρώου Πολιτών.
Ακολούθως περιγράφεται η νέα διαδικασία εύρεσης και συμπλήρωσης ΑΜΚΑ στον πίνακα συγγενών:
• Στην αίτηση για έκδοση πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών, η οποία κατατίθεται στο Δήμο / ΚΕΠ θα συμπληρώνεται υποχρεωτικά ο ΑΜΚΑ συζύγου/συμβιούντα και τέκνων (εάν
υπάρχουν), καθώς και στοιχεία επικοινωνίας του αιτούντα.
• Στην εφαρμογή προστίθεται νέα δυνατότητα για εύρεση ή επαλήθευση ΑΜΚΑ, στον πίνακα συγγενών.
Εάν ο ΑΜΚΑ δεν προκύπτει από τις εγγραφές δημοτολογίου των συγγενών ή από τα διαθέσιμα δικαιολογητικά, τότε θα πρέπει να γίνεται κλήση μέσω του υποσυστήματος διαλειτουργικότητας στην ΗΔΙΚΑ για εύρεση του ΑΜΚΑ βάσει προσωπικών στοιχείων. Μόνο εφόσον η κλήση δεν επιστρέψει αποτέλεσμα μοναδικής εγγραφής ο υπάλληλος δημοτολογίου θα επιτρέπεται να επιλέξει το σχετικό πεδίο «ΑΝΕΥ ΑΜΚΑ».
Ημερομηνία θανάτου
Η ημερομηνία θανάτου του κληρονομούμενου αποτελεί συστατικό στοιχείο για τη σύνταξη και έκδοση του πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών. Προκειμένου να διασφαλισθεί αυτό
προβλέφθηκε σχετικός έλεγχος στη φάση της οριστικοποίησης του πίνακα εγγυτέρων, ο οποίος εμποδίζει τη δημιουργία του πιστοποιητικού εάν δεν είναι συμπληρωμένη η ημερομηνία
θανάτου.
Ημερομηνία α) γάμου / Συμφώνου Συμβίωσης και β) λύσης γάμου / συμφώνου συμβίωσης
Οι ανωτέρω ημερομηνίες καθίστανται υποχρεωτικές στη δημιουργία και αποθήκευση του πίνακα συγγενών.
Εάν δεν προκύπτουν από τις εγγραφές δημοτολογίου ή από τα διαθέσιμα δικαιολογητικά, αναζητούνται μέσω νέας δυνατότητας αναζήτησης και εύρεσης, η οποία προστέθηκε στο σύστημα.
Ειδικότερα, η εύρεση και συμπλήρωσή τους έχει ως ακολούθως:
Προς υποβοήθηση του Δημοτολογίου έκδοσης του πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών, για τη συμπλήρωση των ανωτέρω ημερομηνιών προστίθεται εμφάνιση λίστας
ληξιαρχικών πράξεων γάμου/συμφώνου συμβίωσης, με τις οποίες σχετίζεται η εγγραφή πολίτη του θανόντα.
Οι πράξεις εμφανίζονται στο πάνω μέρος της σελίδας, στην οποία εμφανίζονται και τα στοιχεία του θανόντα.
Ο χρήστης θα μπορεί να ανοίξει από εκεί το αρχείο «.pdf» του αντιγράφου της πράξης, προκειμένου να λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες.
Εφόσον υπάρχει στο σύστημα εικόνα ψηφιοποιημένης πράξης, αυτή θα εμφανίζεται.
Σε περίπτωση που η εκτύπωση της Ληξιαρχικής Πράξης εμφανίζει την ένδειξη «μη οριστικοποιημένη», θα πρέπει να γίνεται επικοινωνία με το αρμόδιο Ληξιαρχείο σύνταξης της ληξιαρχικής πράξης, ώστε να προβεί σε οριστικοποίηση ή σε ολοκλήρωση ελέγχου – συμπλήρωσης μεταπτωμένης ληξιαρχικής πράξης.
Προστίθενται νέα πεδία ένδειξης (checkbox) με τίτλο «Δεν προκύπτει» για τις αντίστοιχες ημερομηνίες γάμου/συμφώνου συμβίωσης και λύσης των συγγενικών μελών.
Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται από τον υπάλληλο δημοτολογίου μόνο στις περιπτώσεις που δεν προκύπτει η ημερομηνία από τα διαθέσιμα στοιχεία στο Μητρώο Πολιτών και τον φάκελο της υπόθεσης.
Τα ανωτέρω τίθενται σε παραγωγική λειτουργία από την 9η Ιουνίου 2020.